# Guide de traitement d'une saisine

## Se connecter

Depuis votre navigateur Web, ouvrir l'URL de l'application🌍**Partaj.ecologie.gouv.fr** <https://partaj.ecologie.gouv.fr/> (pour les agents des Ministères Aménagement du Territoire et Transition écologique) ou 🌾**Partaj.agriculture.gouv.fr** <https://partaj.agriculture.gouv.fr/>  (pour les agents du Ministère de l’Agriculture et de la souveraineté alimentaire)

L'**authentification Cerbère** permet de sécuriser l'accès et de récupérer les données utiles à la création de votre compte Partaj.

Lors de votre **première connexion**, la page d'accueil s'affiche et vous informe sur Partaj.

![](/files/-Mjn80f7P62WVbW-RjWu)

Le bouton **"Connexion/Inscription"** permet de **créer automatiquement votre compte.** Partaj vous identifie et affiche [**votre tableau de bord**](#travailler-depuis-votre-tableau-de-bord)**.** Lors de vos prochaines connexions, si vous êtes resté connecté, il s'affichera directement.

## Travailler depuis votre tableau de bord

<figure><img src="/files/hYdJyWYMbxiQWK2CPONv" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Le tableau de bord est une **vue personnalisée de vos saisines**. Elles sont classées dans des **onglets** qui indiquent **les actions à faire en fonction de leur statut** . Au nombre de 4 maximum, l'affichage des onglets s'adapte en fonction du rôle de l'utilisateur (direction/sous-direction, chef.fe de bureau, chargé.e d'études juridique)

* **Onglet "A traiter"** :  liste les saisines ouvertes, sans réponse envoyée au demandeur. Les saisines ont un statut autre que "Rendue" (**"Reçue, "Affectée", "En cours", "En validation"**)
* **Onglet "A affecter"** *(spécifique à un.e chef.fe de bureau)*: liste les saisines qui doivent être affectées à un.e chargé.e d'étude juridique **par le ou la chef.fe du bureau compétent** . Les saisines ont un statut "**Reçue"**
* **Onglet "A valider"** : liste les saisines qui ont un projet de réponse qui a été soumis à votre validation. Les saisines ont un statut "**En validation"**
* **Onglet "En attente de validation"** : Permet au dépositaire de la réponse ayant demandé validation de trouver l'ensemble des saisines n'ayant pas fait l'objet de validation ou de demande de révision.
* **Onglet "A réviser"** : Permet à l'auteur du document d'identifier en un coup d’œil les saisines sur lesquelles une action est à faire.
* **Onglet "Terminées"** : liste les saisines terminées, une réponse a été envoyée au demandeur. Les saisines ont un statut **"Rendue"** ou **"Fermée"**

La réception des saisines dans le tableau de bord des bureaux est fonction du thème sélectionné par le demandeur dans le formulaire de la saisine. Sur partaj.ecologie.gouv.fr, chaque thème est associé à un bureau de la DAJ compétent.

#### **Pagination du tableau de bord** <a href="#ispasted" id="ispasted"></a>

Enfin, vous pouvez désormais naviguer dans votre tableau de bord à l’aide de la **pagination** (voir illustration ci-dessous)&#x20;

<figure><img src="/files/FeyYkpqj4zgtM1TiPtVL" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Le nombre de saisines affiché par défaut est de **10**.

> **🔍 Conseil :** Pour rechercher plus efficacement une saisine, n’oubliez pas d’utiliser la **barre de recherche** (par n° et/ou titre) ainsi que les **filtres dédiés** par colonne (date de saisine, échéance, thématique...).

**Bouton de satisfaction partaj.ecologie à la réception d'une nouvelle saisine**

Il s'agit d'indiquer si le formulaire de saisine, tel que complété par le demandeur, aboutit à la formulation d'une question claire comprenant tous les éléments nécessaires pour traiter la demande.

<figure><img src="/files/Prx4LORJSq9Oab8mDgSB" alt=""><figcaption><p><em><strong>Les informations sont anonymes et confidentielles, et recueillies dans le but d'améliorer la procédure de saisine dans Partaj.</strong></em></p></figcaption></figure>

### Rechercher dans les saisines

Saisir des **mots-clés** dans le champ de recherche pour afficher la ou les saisine(s) qui contiennent dans l'objet de la saisine, l'objet de la demande, le contexte et le travaux préalables tout ou partie des mots indiqués.

<figure><img src="/files/HiDkvVRG6sohi26R9FWp" alt=""><figcaption><p><mark style="color:red;">Une fois les mots-clés inscrits, appuyez sur "Entrée" pour confirmer votre recherche</mark></p></figcaption></figure>

### Filtrer et trier les saisines

Utiliser le champ de recherche **"Rechercher dans le titre ou n° de saisine"**&#x20;

<figure><img src="/files/2GZBgKMlf6jwjSG2dg0A" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Il est possible de filtrer la liste par, Échéance, Thématique, Bureau demandeur, Demandeurs, Bureau affecté, Juriste affecté, vous pouvez appliquer **plusieurs filtres** en les ajoutant successivement.

Il est possible de **trier les valeurs des colonnes en ordre ascendant ou descendant** à l'aide des chevrons&#x20;

Lorsqu'un **tri est actif** sur une des colonnes, son libellé s'affiche en **bleu**

<figure><img src="/files/3JZKcHR63IuoNMsz7RWv" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

### **Exporter toutes les saisines de votre tableau de bord**

Le bouton **"Exporter les saisines"** génère un fichier tableur avec toutes vos saisines

<figure><img src="/files/fBFCATAubM2ccrNmmNnO" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

### Connaître les statuts d'avancement

![](/files/-Mj_-O4o8CAvDHdDCFPF)

## Consulter/télécharger **le détail de la saisine et suivre son avancement**&#x20;

Depuis une liste de saisines, cliquer sur une saisine pour afficher son détail

<figure><img src="/files/yQmUt3vCBRLx6bCTaUUt" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

On retrouve toutes les informations de la saisine :

* **Info saisine** : Numéro - Titre&#x20;
* **Thème** avec la possibilité **de modifier le thème** de la saisine par l'icône **triangle vers le bas**
* **Échéance** avec la possibilité de **modifier le délai** de la saisine par l'icône **crayon**
* **Sensibilité** avec la possibilité **de modifier la sensibilité (normal ou haute)** de la saisine par l'icône **triangle vers le bas**
* **Statut** d'avancement&#x20;
* **Affectation** affiche les noms des juristes de la DAJ en charge de traiter la saisine avec la possibilité **de modifier les agents** par l'icône **triangle vers le bas**
* **Bureau**&#x20;
* **Clore la saisine** : action de passer la saisine au statut" Fermée" (sans réponse). *Cas des saisines qui peuvent s'avérer sans suite à donner, la justification de la clôture est transmise au bureau de la DAJ.*
* **Frise d'avancement :** indique la position du dossier durant son traitement.
* **Onglet "Saisine**" : consulter le contenu de la saisine avec la possibilité de "**télécharger la saisine"** au format Word et de "**Créer un projet de réponse**".
* **Onglet "Suivi**" : consulter l'historique détaillé du suivi.
* **Onglet "Demandeurs**" : consulter la liste des demandeurs associés à la saisine
* **Onglet "Messagerie**" : canal **réservé pour échanger avec les demandeurs** - cf[#echanger-avec-les-demandeurs](#echanger-avec-les-demandeurs "mention")&#x20;
* **Onglet "Projet de réponse" :** cf[#creer-un-projet-de-reponse](#creer-un-projet-de-reponse "mention")
* **Onglet "Réponse"**&#x20;

## **Affecter une saisine à un membre du bureau**,&#x20;

Le ou la chef.fe de bureau, sur une saisine au statut "Reçue", ouvre la zone d'affectation à l'aide de la flèche descendante.

La liste des membres du bureau s'affiche, sélectionner le membre du bureau en cochant la case noire.

Il est possible de modifier la personne sélectionnée en décochant la case noire correspondante et en cochant sur la nouvelle personne à qui l'on veut affecter la saisine.

<figure><img src="/files/LmQJANCwCLUQ9ZqQtAFA" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Si le ou la chef.fe de bureau estime que la saisine est à affecter à une autre unité, il est possible d' [**affecter la saisine à une autre unité**](#undefined)

## Affecter la saisine à une autre unité de la DAJ

Depuis "**Affectation(s)"** de l'onglet "**Saisine**", cliquer sur l'icône **triangle vers le bas** puis sur l'onglet **Unités** et enfin sur l'icône![](/files/UJgi4lYykUp8OYCSWL1L)de l'**unité à réaffecter**&#x20;

<figure><img src="/files/HjCtNh3TCVxawSbNwbdH" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Une **justification de l'affectation** est demandée avant de confirmer l'envoi avec le bouton **"Affecter à l'unité"**

![](/files/4fiYvI126katKerJO3Db)

Le ou la chef.fe de bureau le l'unité sélectionnée sera notifié.e par mail de la nouvelle affectation de la saisine

![](/files/uSRFoLA1wvUeJLaSIwwL)

## Échanger avec les demandeurs

**L'onglet "Messagerie"** permet de communiquer avec les demandeurs

<figure><img src="/files/opuuLUsWfNef9ZVHWfIs" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Les noms des destinataires du message sont affichés lors du premier envoi. Les destinataires seront notifiés par mail pour pouvoir prendre connaissance du message.&#x20;

Il est possible de joindre des documents aux messages.

![](/files/-Mjdsia9OcAgmwhz6Cfo)

## Traiter une saisine qui m'a été affectée

L'onglet **"Projet de réponse"** permet de **répondre à une saisine** et, **conserver les versions de la réponse** et d'**échanger entre collègues** dans le fil de discussion.

### Créer une ou plusieurs sous-saisines

vous avez désormais la possibilité de créer une ou plusieurs « **sous-saisines** » afin de mieux organiser le traitement des demandes.

✂️ L’action du nouveau bouton « **Scinder la saisine** » (voir illustration ci-dessous) :

* Duplique la saisine à l’identique en une sous-saisine automatiquement affiliée (création d’un « lot de saisines »).
* Attribue un **n° propre** et reste entièrement **modifiable** (titre, thématique, échéance, bureau(x) affecté(s)... ).

<figure><img src="/files/SOKdc5aIDX8eX0rYxBWM" alt="" width="328"><figcaption></figcaption></figure>

**Points d’attention 👀**

* Le service demandeur n’a accès à cette sous-saisine qu’une fois **validée par le bureau DAJ** (dans l’attente, les sous-saisines ont un statut :  **Brouillon**).
* Les champs « Titre de la sous-saisine », « Reformulation de la question », ainsi que l’ensemble des propriétés de la saisine (thématique, échéance, etc.) restent **modifiables après validation** de la création de la sous-saisine.

**Notifications✍️**

Les utilisateurs sont notifiés par mail des actions suivantes :

* Création d’un projet de sous-saisine (pour le bureau (DAJ) concerné)
* Création d’une sous-saisine (pour le service demandeur, après validation du projet de sous-saisine créé par la DAJ)
* Mise à jour du titre de la sous-saisine et/ou de la reformulation de la question

<figure><img src="/files/8KSsZ2GjaPV6pKtDKfdK" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

#### **Sous-saisines associées** <a href="#ispasted" id="ispasted"></a>

Le n° des sous-saisines associées est automatiquement reporté dans l’en-tête de chaque saisine du lot (saisine initiale ou sous-saisines associées). Au survol de l’étiquette, le statut et le titre de la saisine sont également affichés.

<figure><img src="/files/jRnNCCGt7UD5rJsjXwE7" alt="" width="277"><figcaption></figcaption></figure>

**✍️ À noter :** Afin de les distinguer visuellement, la **saisine initiale est identifiée en bleu** et les **sous-saisines en orange**.

**📁 Chaque saisine (et sous-saisine) du lot est indépendante :**

L’état d’avancement d’une saisine (affectée, en cours, en validation, rendue) n’est **pas corrélé** à celui des saisines associées : ainsi, la saisine initiale peut être rendue, tandis que la sous-saisine associée est toujours en cours. **Cette règle fonctionnelle est valable qu’il s’agisse d’un lot propre à un ou plusieurs bureaux distincts.**

> **Rappel :** Seuls les utilisateurs affectés ou participants à la saisine disposent des droits d’accès à cette saisine. À défaut, l’étiquette est grisée avec un message « Vous n’avez pas accès à cette saisine »

### Lier des saisines

Vous pouvez désormais mieux capitaliser en indiquant les saisines liées à une saisine en cours de traitement, notamment lorsque la demande fait suite à une précédente affaire, ou qu'elle porte la même thématique.

![](/files/bEk78JSCQD9VGcsAv5r9)

**🖱️ Accès, Outils et Conditions**

* Cliquez sur le champ **"Saisines liées"** dans l'en-tête de la saisine ;
* Le panneau de contrôle présente les **mêmes outils de recherche et de filtres** que la Base de connaissance ;
* La fonctionnalité est disponible sur toutes les saisines, mais **seules les saisines ayant le statut "Rendue" peuvent être liées** (interfaçage avec la Base de connaissance) ;
* **Recherche :** seules les 50 dernières saisines rendues sont affichées par défaut. Utilisez la barre de recherche et les filtres (Thème, Juriste, Date de publication, etc.) pour retrouver et lier des saisines plus anciennes.
* **Liens multiples :** **aucune limite** n'a été instaurée quant au nombre de saisines pouvant être liées (mais prudence pour la lisibilité de l'en-tête).

<figure><img src="/files/NuXFvn3EwIJ8hMJ53nYW" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

**⚙️ Spécifications Clés**

* **🔒 Aucun effet miroir :** l'ajout ou le retrait d'une saisine liée **ne concerne que le bureau au sein duquel la fonctionnalité est utilisée**. Le bureau ayant traité la saisine liée n'est pas notifié de cette action.
* **🔄 Action réversible :** le lien peut être défait à tout moment en cliquant sur le bouton **"Délier"** dans le panneau de contrôle.
* **✅ Mise à jour automatique :** l'en-tête de saisine est mis à jour instantanément après l'ajout ou le retrait d'un lien.

<figure><img src="/files/v2pph7394oFSzw3twqhw" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

<figure><img src="/files/z0SDXV7mQ0sg9RnSzRhW" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

### Créer un projet de réponse

Pour ajouter le document contenant votre projet de réponse, cliquer sur **« Ajouter une nouvelle version»**

<figure><img src="/files/VaFVexPfNxmY0OCOIGXo" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Puis cliquer dans la cellule "**Glisser-déposer le fichier de la version, ou cliquer pour le sélectionner**" pour intégrer votre document projet de réponse.

<figure><img src="/files/GiUwCpKtItfXYVll3i4U" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

* Le **numéro de version** s’incrémente **automatiquement** avec une **numérotation croissante**.
* Le **statut** de la saisine **passe à « En cours »,** une fois la **pièce-jointe chargée**.

<figure><img src="/files/vr6SZlgFKlTCB5AfdXfc" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

### Consulter une version de la réponse

Pour **consulter la version**, cliquer sur l'icône de téléchargement à droite

<figure><img src="/files/l3Y9EvYMM80mjoWlfblU" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

### Modifier un avis rendu

En cas d’erreur ou de mise à jour du contenu d’une réponse envoyée au(x) demandeur(s), vous avez désormais la possibilité de **modifier un avis rendu** en cliquant sur le bouton éponyme (voir illustration ci-dessous) :

* Le statut de la saisine est automatiquement mis à jour et redevient « **En cours** ».
* L’ensemble des actions réalisables sur une saisine en cours de traitement sont de nouveau ouvertes (affectation du(des) bureau(x) compétent(s), dépôt d’une nouvelle version de réponse, etc.).
* Le demandeur est ensuite **notifié** qu’une nouvelle version de réponse lui a été transmise via Partaj.

<figure><img src="/files/dXISCNQVuJ5oVvJl7OnW" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

### Modifier sa version de réponse&#x20;

Pour **modifier**, le cas échéant, le document cliquer sur le bouton "**Remplacer**" puis importer le fichier de la nouvelle version

* *Précision : **seul l'auteur de cette version peut remplacer la pièce jointe, les autres utilisateurs peuvent seulement ajouter une nouvelle version***&#x20;
* *Exemple : un juriste A a ajouté la version 1, il peut remplacer sa pièce jointe autant qu'il le souhaite jusqu'à ce qu'un juriste B ajoute une version 2, ce dernier peut remplacer sa pièce jointe mais le juriste A ne peut plus remplacer la pièce jointe de la version 1 ni celle de la version 2, il ne peut qu'ajouter une version 3 et ainsi de suite*

<figure><img src="/files/T8erl3giWCAd34nifpWS" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

<figure><img src="/files/dZREbgAeFyAyIDFdqgzN" alt=""><figcaption><p>L'auteur de la version 1 ne peut plus remplacer son document quand une version 2 est ajoutée par un autre agent, il ne peut qu'ajouter une nouvelle version</p></figcaption></figure>

### Envoyer la réponse au demandeur

* Cliquer sur le **bouton "Répondre"** une fenêtre s'ouvre, elle permet :
  * De transmettre automatiquement **la dernière version ajoutée**
  * &#x44;**’ajouter**, le cas échéant, **d’autres pièces-jointes en annexe**
  * &#x44;**’écrire un message d'accompagnement** aux destinataires de la réponse

<figure><img src="/files/Qb5jIgMwX4sDpW5c6Q9A" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

Pour vous aider dans la rédaction de votre projet, vous pouvez à tout moment **télécharger la saisine**

<figure><img src="/files/L6YmMLwPwdmynaoRpfWB" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

### Échanger avec ses collègues de la DAJ

* Dans le "**Fil de discussion**", cliquer sur l'icône de la "**flèche**" pour **ajouter un** **commentaire**
* Le fil de discussion permet **d'échanger entre collègues d'un même bureau ou entre plusieurs bureaux** affectés sur une même saisine
* Tous les **membres du ou des bureau(x)** affecté(s) de cette saisine **peuvent voir le commentaire**

<figure><img src="/files/VsD80wYejVnautBipvgf" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

### Envoyer un message à un.e collègue de votre bureau ou à votre chef.fe

* Pour que la **personne soit notifiée**, **cliquer sur l'icône "@" et rechercher son nom** (une aide à la recherche permet à la saisie des premières lettres du nom de filtrer dans la liste des utilisateurs de votre unité)

<figure><img src="/files/2k9XmBk7Ky6TDYvRORo2" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

* Il est possible **d’envoyer le message à plusieurs personnes**. Les destinataires sont affichés dans des pastilles au-dessus du message. Pour les supprimer, utiliser la croix à droite de la pastille.
* Pour **envoyer**, utiliser l’icône « **flèche** »
* Une fois le message envoyé, les **destinataires sont affichés en fin de texte**

<figure><img src="/files/ph09tRHZgVCoCppGZC5b" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

**Demander une validation**

Le statut de la saisine passe **en validation** quand le chef de bureau est notifié dans le fil de discussion.

### Consulter la date de rendu des saisines

Une fois la réponse envoyée, la date de rendu s'affiche dans la liste des saisines&#x20;

<figure><img src="/files/dZPDryiEAKbZihXj2zav" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

## Consulter la liste des saisines de votre bureau&#x20;

Le(s) bureau(x) au(x)quel(s) vous êtes rattaché(s) s'affiche(nt) en dessous de la fonction **"Espace DAJ" .** Cliquer sur le bureau  pour accéder à la liste des saisines de votre bureau.

<figure><img src="/files/w3b9D5oHMWjqRyf2wteX" alt=""><figcaption></figcaption></figure>

### Rechercher dans les saisines

Saisir des **mots-clés** dans le champ de recherche pour afficher la ou les saisine(s) qui contiennent dans l'objet de la saisine, l'objet de la demande, le contexte et le travaux préalables tout ou partie des mots indiqués


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