Guide de traitement d'une saisine
Je suis un.e chef.fe de bureau ou un.e chargé.e d'études juridiques de la DAJ, j'ai besoin de traiter les saisines reçues ou celles qui me sont affectées
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Travailler depuis votre tableau de bord
Le tableau de bord est une vue personnalisée de vos saisines. Elles sont classées dans des onglets qui indiquent les actions à faire en fonction de leur statut . Au nombre de 4 maximum, l'affichage des onglets s'adapte en fonction du rôle de l'utilisateur (direction/sous-direction, chef.fe de bureau, chargé.e d'études juridique)
Onglet "A traiter" : liste les saisines ouvertes, sans réponse envoyée au demandeur. Les saisines ont un statut autre que "Rendue" ("Reçue, "Affectée", "En cours", "En validation")
Onglet "A affecter" (spécifique à un.e chef.fe de bureau): liste les saisines qui doivent être affectées à un.e chargé.e d'étude juridique par le ou la chef.fe du bureau compétent . Les saisines ont un statut "Reçue"
Onglet "A valider" : liste les saisines qui ont un projet de réponse qui a été soumis à votre validation. Les saisines ont un statut "En validation"
Onglet "En attente de validation" : Permet au dépositaire de la réponse ayant demandé validation de trouver l'ensemble des saisines n'ayant pas fait l'objet de validation ou de demande de révision.
Onglet "A réviser" : Permet à l'auteur du document d'identifier en un coup d’œil les saisines sur lesquelles une action est à faire.
Onglet "Terminées" : liste les saisines terminées, une réponse a été envoyée au demandeur. Les saisines ont un statut "Rendue" ou "Fermée"
La réception des saisines dans le tableau de bord des bureaux est fonction du thème sélectionné par le demandeur dans le formulaire de la saisine. Chaque thème est associé à un bureau de la DAJ compétent . Pour information : la liste des thèmes
Rechercher dans les saisines
Saisir des mots-clés dans le champ de recherche pour afficher la ou les saisine(s) qui contiennent dans l'objet de la saisine, l'objet de la demande, le contexte et le travaux préalables tout ou partie des mots indiqués.
Filtrer et trier les saisines
Utiliser le bouton "Filtrer"
Il est possible de filtrer la liste par affectation, échéance, statut, unité, demandeur et thème, vous pouvez appliquer plusieurs filtres en les ajoutant successivement.
Il est possible de trier les valeurs des colonnes en ordre ascendant ou descendant à l'aide des chevrons
Lorsqu'un tri est actif sur une des colonnes, son libellé s'affiche en bleu
Exporter toutes les saisines de votre tableau de bord
Le bouton "Exporter toutes les saisines" génère un fichier tableur avec toutes vos saisines
Connaître les statuts d'avancement
Consulter/télécharger le détail de la saisine et suivre son avancement
Depuis une liste de saisines, cliquer sur une saisine pour afficher son détail
On retrouve toutes les informations de la saisine :
Info saisine : Numéro - Titre
Thème avec la possibilité de modifier le thème de la saisine par l'icône triangle vers le bas
Échéance avec la possibilité de modifier le délai de la saisine par l'icône crayon
Sensibilité avec la possibilité de modifier la sensibilité (normal ou haute) de la saisine par l'icône triangle vers le bas
Statut d'avancement
Affectation affiche les noms des juristes de la DAJ en charge de traiter la saisine avec la possibilité de modifier les agents par l'icône triangle vers le bas
Bureau
Clore la saisine : action de passer la saisine au statut" Fermée" (sans réponse). Cas des saisines qui peuvent s'avérer sans suite à donner, la justification de la clôture est transmise au bureau de la DAJ.
Frise d'avancement : indique la position du dossier durant son traitement.
Onglet "Saisine" : consulter le contenu de la saisine avec la possibilité de "télécharger la saisine" au format Word et de "Créer un projet de réponse".
Onglet "Suivi" : consulter l'historique détaillé du suivi.
Onglet "Demandeurs" : consulter la liste des demandeurs associés à la saisine
Onglet "Messagerie" : canal réservé pour échanger avec les demandeurs - cfEchanger avec les demandeurs
Onglet "Projet de réponse" : cfCréer un projet de réponse
Onglet "Réponse"
Affecter une saisine à un membre du bureau,
Le ou la chef.fe de bureau, sur une saisine au statut "Reçue", ouvre la zone d'affectation à l'aide de la flèche descendante.
La liste des membres du bureau s'affiche, sélectionner le membre du bureau en cochant la case noire.
Il est possible de modifier la personne sélectionnée en décochant la case noire correspondante et en cochant sur la nouvelle personne à qui l'on veut affecter la saisine.
Si le ou la chef.fe de bureau estime que la saisine est à affecter à une autre unité, il est possible d' affecter la saisine à une autre unité
Affecter la saisine à une autre unité de la DAJ
Une justification de l'affectation est demandée avant de confirmer l'envoi avec le bouton "Affecter à l'unité"
Le ou la chef.fe de bureau le l'unité sélectionnée sera notifié.e par mail de la nouvelle affectation de la saisine
Echanger avec les demandeurs
L'onglet "Messagerie" permet de communiquer avec les demandeurs
Les noms des destinataires du message sont affichés lors du premier envoi. Les destinataires seront notifiés par mail pour pouvoir prendre connaissance du message.
Il est possible de joindre des documents aux messages.
Traiter une saisine qui m'a été affectée
L'onglet "Projet de réponse" permet de répondre à une saisine et, conserver les versions de la réponse et d'échanger entre collègues dans le fil de discussion.
Créer un projet de réponse
Pour ajouter le document contenant votre projet de réponse, cliquer sur « Publier une nouvelle version»
Puis cliquer dans la cellule "Glisser-déposer le fichier de la version, ou cliquer pour le sélectionner" pour intégrer votre document projet de réponse.
Le numéro de version s’incrémente automatiquement avec une numérotation croissante.
Le statut de la saisine passe à « En cours », une fois la pièce-jointe chargée.
Consulter une version de la réponse
Pour consulter la version, cliquer sur l'icône de téléchargement à droite
Modifier sa version de réponse
Pour modifier, le cas échéant, le document cliquer sur le bouton "Remplacer" puis importer le fichier de la nouvelle version
Précision : seul l'auteur de cette version peut remplacer la pièce jointe, les autres utilisateurs peuvent seulement ajouter une nouvelle version
Exemple : un juriste A a ajouté la version 1, il peut remplacer sa pièce jointe autant qu'il le souhaite jusqu'à ce qu'un juriste B ajoute une version 2, ce dernier peut remplacer sa pièce jointe mais le juriste A ne peut plus remplacer la pièce jointe de la version 1 ni celle de la version 2, il ne peut qu'ajouter une version 3 et ainsi de suite
Envoyer la réponse au demandeur
Cliquer sur le bouton "Répondre" une fenêtre s'ouvre, elle permet :
De transmettre automatiquement la dernière version ajoutée
D’ajouter, le cas échéant, d’autres pièces-jointes en annexe
D’écrire un message d'accompagnement aux destinataires de la réponse
Pour vous aider dans la rédaction de votre projet, vous pouvez à tout moment télécharger la saisine
Échanger avec ses collègues de la DAJ
Dans le "Fil de discussion", cliquer sur l'icône de la "flèche" pour ajouter un commentaire
Le fil de discussion permet d'échanger entre collègues d'un même bureau ou entre plusieurs bureaux affectés sur une même saisine
Tous les membres du ou des bureau(x) affecté(s) de cette saisine peuvent voir le commentaire
Envoyer un message à un.e collègue de votre bureau ou à votre chef.fe
Pour que la personne soit notifiée, cliquer sur l'icône "@" et rechercher son nom (une aide à la recherche permet à la saisie des premières lettres du nom de filtrer dans la liste des utilisateurs de votre unité)
Il est possible d’envoyer le message à plusieurs personnes. Les destinataires sont affichés dans des pastilles au-dessus du message. Pour les supprimer, utiliser la croix rouge à droite de la pastille.
Pour envoyer, utiliser l’icône « flèche »
Une fois le message envoyé, les destinataires sont affichés en fin de texte
Demander une validation
Le statut de la saisine passe en validation quand le chef de bureau est notifié dans le fil de discussion.
Consulter la date de rendu des saisines
Une fois la réponse envoyée, la date de rendu s'affiche dans la liste des saisines
Consulter la liste des saisines de votre bureau
Le(s) bureau(x) au(x)quel(s) vous êtes rattaché(s) s'affiche(nt) en dessous de la fonction "Espace DAJ" . Cliquer sur le bureau pour accéder à la liste des saisines de votre bureau.
L'onglet "Saisines ouvertes" contient les saisines qui n'ont pas été archivées.
L'onglet "Thématiques" liste les thèmes de compétence du bureau
L'onglet "Membres" liste les membres du bureau
Rechercher dans les saisines
Saisir des mots-clés dans le champ de recherche pour afficher la ou les saisine(s) qui contiennent dans l'objet de la saisine, l'objet de la demande, le contexte et le travaux préalables tout ou partie des mots indiqués
Filtrer et trier dans la liste des saisines
Utiliser le bouton "Filtrer"
Il est possible de filtrer la liste par : affectation, échéance, statut, unité, demandeur et thème
Vous pouvez appliquer plusieurs filtres en les ajoutant successivement
Il est possible de trier les valeurs des colonnes en ordre ascendant ou descendant à l'aide des chevrons
Lorsqu'un tri est actif sur une des colonnes, son libellé s'affiche en bleu
Consulter mes saisines envoyées à la DAJ ou en projet
La fonction "Mes saisines envoyées" liste les saisines que vous avez soumises à un bureau de la DAJ : vous pouvez consulter le suivi, échanger avec le bureau puis prendre connaissance de la réponse apportée pour chacune de vos saisines
Le fonction "Mes projets de saisines" liste vos projets de saisines non encore soumises
Dernière mise à jour
